Bases de Departamento: Objetivos e Funções (com Méritos e Deméritos)

Tudo o que você precisa saber sobre a base do departamento. A departamentalização divide as pessoas e funciona em unidades identificáveis ​​para atingir os objetivos organizacionais.

Deve-se enfatizar que não há outra maneira melhor de departamentalizar aplicável a todas as organizações ou a todas as situações. O padrão depende de determinadas situações em que os gerentes acreditam que produzem os melhores resultados para eles em uma situação que enfrentam.

As diferentes maneiras pelas quais o departamento pode ser realizado são:

1. Por números simples 2. Por tempo 3. Função 4. Produto ou serviços 5. Processo ou Fábrica 6. Região geográfica 7. Clientes e clientela 8. Canal de marketing 9. Comitês 10. Método de matriz ou grade 11. Departamento composto.

Além disso, aprenda sobre os critérios para agrupar atividades e escolher uma base para departamentalização.


Base de departamento com vantagens e desvantagens

Base de departamento - por números simples, tempo, função, produto, processo, região geográfica, canal de marketing e alguns outros (com exemplos)

O objetivo principal do departamento é atingir o objetivo organizado, para que várias atividades sejam agrupadas ou divididas nas seguintes bases:

1. Por números simples;

2. pelo tempo;

3. por função;

4. Por produto ou serviço;

5. Por processo ou planta;

6. Por região geográfica;

7. Por clientes e clientela;

8. Por canal de marketing;

9. Por comitês; e

10. Método de Departamento Matricial ou de Grade.

1. Por números simples :

O número de pessoas que realizam um conjunto de atividades pode ser a base do departamento. Nesse padrão, o departamento (várias pessoas formadas em um grupo) é definido como uma tarefa e se reporta a um gerente a quem é responsável pelo cumprimento da tarefa.

Este método é limitado em escopo e é adequado na seguinte situação:

(1) Onde o trabalho é de natureza repetitiva e principalmente não qualificado. Nos casos em que alguma habilidade está envolvida, é tão padronizada que pode ser adquirida através do treinamento, quase igualmente bem, todos os dias em grupo, tornando assim os elementos do grupo homogêneos ou quase homogêneos.

(2) Onde mão de obra é a condição mais importante para o sucesso das atividades.

(3) Onde os esforços do grupo são mais importantes que os esforços individuais.

(4) Onde a tarefa do grupo pode ser medida e relacionado o número em um grupo.

Por exemplo - o departamento desse tipo encontra-se nas empresas da organização do exército, pessoal de limpeza em um município, trabalhadores do Conselho Estadual de Eletricidade.

Este método não é adequado para níveis mais altos de gerenciamento. Embora o departamento seja feito por números simples, há uma homogeneidade básica da tarefa atribuída ao grupo.

2. Por Tempo :

Este método de formação de grupos tem aplicabilidade limitada. Se frequentemente acompanha o primeiro método, esse número no grupo que trabalha por um período definido faz o critério conjunto de agrupamento.

Por exemplo - um turno em uma fábrica, especialmente onde são necessárias vinte e quatro horas de operação.

3. Departamentação por Funções :

A palavra 'Função' refere-se a qualquer tarefa envolvida no desempenho das atividades de uma empresa que possa ser claramente distinguida de qualquer outra tarefa. Em outras palavras, o processo de diferenciação funcional pode ocorrer através de níveis sucessivos na hierarquia. O processo pode continuar enquanto existir uma base sólida para diferenciação adicional.

O departamento funcional oferece um dos métodos mais lógicos de divisão ou agrupamento de atividades corporativas. É um dos métodos mais usados, independentemente ou em combinação com outros.

Por exemplo - uma empresa pode ter produção, vendas, compras, contas e pessoal como funções principais e cada função é executada por um departamento separado com o seu nome, como departamento de produção, departamento de marketing, departamento de pessoal etc. Essas funções podem ser divididas ainda mais em várias subfunções à medida que o tamanho da empresa aumenta e o número de departamentos pode ser aumentado para essas subfunções.

Isso pode ser chamado de divisões ou sub-departamentos. Como pode haver departamento de pesquisa de mercado, departamento de publicidade, departamentos de vendas, sob o departamento de marketing.

Vantagens ou méritos do departamento funcional:

A seguir, estão os méritos da forma funcional de departamento:

(i) Vantagem da Especialização:

Essa é a forma mais importante de vantagem. Nesse contexto, é possível alcançar facilmente a especialização, pois o tempo e a energia podem ser dedicados a grupos semelhantes de atividades e, assim, a mão-de-obra é usada e utilizada com eficiência.

(ii) Maneira sólida e lógica de agrupar as atividades:

Representa uma maneira muito sólida e lógica de agrupar as atividades da empresa.

(iii) Todas as atividades necessárias são realizadas:

Nesta forma de departamento, não há possibilidade de deixar nenhuma atividade da empresa sem desempenho. Todas as atividades necessárias são realizadas através dos respectivos departamentos de forma eficiente. Elimina todas as atividades desnecessárias.

(iv) Facilita o controle e a coordenação:

Esse departamento facilita o controle e a coordenação de atividades dentro do departamento e no nível entre departamentos. O chefe do departamento controla e coordena as atividades da pessoa dentro do departamento sob sua supervisão. As atividades de vários departamentos também podem ser coordenadas por iniciativa do Chefe do Executivo ou dos chefes de departamento.

(v) Emprego de Peritos Funcionais:

Especialistas funcionais são empregados em várias áreas funcionais para executar várias atividades que requerem conhecimento especializado.

(vi) Um método comprovado no tempo:

O departamento funcional é um método comprovado no tempo e simples e fácil de entender. Pode ser facilmente justificado pela gerência.

(vii) Oferece flexibilidade:

Fornece flexibilidade. Há muito espaço para expansão à medida que o tamanho da organização aumenta. Mais departamentos podem ser estabelecidos subdividindo a função básica.

viii) Delegação de autoridade:

Ele enfatiza e facilita a delegação de autoridade e, portanto, reduz o ônus do Chefe do Executivo.

Desvantagens, deméritos ou limitações do departamento funcional:

As seguintes desvantagens podem ser observadas agrupando as atividades ou a base funcional:

(i) A perspectiva de um gerente funcional tende a ser muito estreita:

Ele pensa apenas em termos de seu próprio departamento e não no negócio como um todo. Se às vezes leva a confrontos entre dois encarregados dos departamentos.

(ii) Problema de coordenação:

Devido à perspectiva restrita, os atritos internos se desenvolvem entre os gerentes funcionais e, nesses casos, a coordenação se torna um problema.

(iii) Problema de Motivação:

Há muita ênfase na especialização. Isso pode dificultar a ampliação de perspectivas de várias pessoas. Também pode causar problemas de motivação. O pessoal de um departamento pode achar que o trabalho que está realizando é importante e que é uma parte insignificante da imagem total.

(iv) Atraso na tomada de decisão e fluxo de informações:

As decisões sobre questões importantes são tomadas no nível superior e comunicadas ao fundo através da cadeia de comando. Atrasa o processo de tomada de decisão, a decisão de comunicação para o fundo e sua implementação.

(v) As perspectivas de promoção para os gerentes departamentais tornam-se fracas:

A empresa não pode oferecer treinamento abrangente a todos os gerentes de promoção, porque cada um é especialista apenas em lidar com as atividades de uma função específica.

vi) inadequado:

Essa base de departamento é bastante inadequada quando é necessária centralização geográfica ou é necessária ênfase na linha de produtos.

(vii) Aumentos gerais de custos:

A especialização funcional pode reduzir os custos por meio de maior eficiência, mas essas economias podem não ser suficientes para compensar o aumento de despesas resultantes do departamento. Os gerentes podem tentar construir seu império funcional. Apesar de todas essas limitações, o departamento funcional é muito popular e comum.

4. Departamento por produto ou serviço :

No departamento de produtos, os departamentos são criados com base em produtos. Sob esse departamento, todas as atividades relacionadas a uma linha de produtos específica podem ser agrupadas sob a direção de um gerente de divisão semi-autônomo.

Essa base de afastamento é muito popular em grandes organizações, produzindo diferentes tipos de produtos ou oferecendo diferentes tipos de serviços. Aqui as linhas de produtos são segregadas e cada linha de produtos tem seu próprio gerente. O departamento de produtos é preferido quando as características de expansão e diversificação, fabricação e comercialização de produtos são a principal preocupação.

Nesse sentido, cada departamento é responsável pela fabricação, venda e desenvolvimento adicional de uma linha de produtos distinta. A sede estabelece os objetivos de várias divisões em termos significativos para a empresa como um todo e o desempenho de cada uma dessas divisões é medido a partir desses objetivos. Um departamento de produto pode ainda ser dividido como base funcional.

Esse departamento é usado quando o produto é relativamente complexo e é necessário muito capital para instalações e equipamentos, como na indústria automobilística.

Vantagens:

A seguir, estão as vantagens do departamento de produtos:

(i) É fácil avaliar o desempenho:

É mais fácil avaliar o desempenho de cada linha de produtos e, aí, uma linha de produto não lucrativa pode ser descartada e uma linha lucrativa pode ser ampliada.

(ii) O departamento de produtos pode reduzir o problema de coordenação:

O problema de coordenação presente no departamento funcional é removido aqui. As funções de fabricação, venda etc. de diferentes produtos são desempenhadas por diferentes executivos encarregados e, portanto, o diretor executivo não deve se preocupar muito com a coordenação. No que diz respeito à coordenação de diferentes atividades relacionadas a uma linha específica de produto, que é cuidada pelo chefe de um determinado produto.

(iii) Vantagem do conhecimento especializado sobre produtos:

O departamento de produto desfruta da vantagem do conhecimento especializado do produto.

(iv) O gerente está interessado nos programas de expansão, melhoria e diversificação do produto:

Porque ele é o principal responsável pelo melhor desempenho de um determinado produto que lhe é confiado.

(v) Informações detalhadas são recebidas:

Com isso, fica mais fácil receber, avaliar e comparar o desempenho de cada departamento. Além disso, a alta gerência obtém informações detalhadas sobre a produção e o marketing de cada linha de produtos.

(vi) Bom campo de treinamento para pessoal gerencial:

Isso fornece um excelente campo de treinamento para o pessoal gerencial, porque cada gerente de departamento conhece muito sobre as funções desempenhadas em cada departamento.

(vii) Adequado na organização onde as linhas de produtos são complexas e áridas diversas:

Essa forma de departamento é mais adequada em organizações nas quais as linhas de produtos são complexas e diversas e requerem conhecimento especializado para vendas e marketing.

(viii) Oferece flexibilidade:

Fornece flexibilidade. Uma nova linha de produtos pode ser adicionada sem deslocar as linhas de produtos existentes.

Desvantagens do departamento de produtos:

As desvantagens do departamento de produto são as seguintes:

(i) Duplicação de instalações físicas:

Nesse tipo de departamento, há duplicação de instalações físicas e muitas funções. Cada divisão de produtos mantém suas instalações e pessoal funcional separados.

(ii) Não é possível alcançar a centralização de certas atividades:

Vantagens da centralização de certas atividades como contabilidade, financiamento, marketing, etc. não podem ser alcançadas.

(iii) Problema de Coordenação do Chefe do Executivo:

Às vezes, o departamento de produto pode levar a dificuldades na coordenação. Há uma tendência do gerente de produto de centralizar todas as atividades relacionadas em si mesmo e, portanto, coloca um problema de coordenação para o executivo-chefe. Isso pode levar à descentralização funcional.

(iv) Não é adequado para pequenas empresas:

Esse método não é adequado para pequenas empresas, pois os custos gerenciais aumentam devido à descentralização de várias linhas de produtos. Não é adequado, mesmo para grandes empresas, se elas não corresponderem ao custo da descentralização por sua eficiência aprimorada.

(v) Alguns centros de negócios se enquadram na utilização da planta:

Pode haver uma utilização da capacidade da planta se a demanda de um produto não for suficiente.

Algumas casas comerciais combinam essas duas bases de departamentos, isto é, funcionais e também de produto. As funções financeiras e de pessoal são desempenhadas nos respectivos departamentos. Dessa maneira, são alcançadas as vantagens do departamento funcional e do produto.

5. Departamento por Processo ou Equipamento :

Uma empresa de manufatura pode departamentalizar suas atividades com base na produção, processos ou equipamentos envolvidos. Por exemplo, uma fábrica têxtil pode organizar seus departamentos em fiação, tecelagem, calendário e tingimento.

Esse tipo de departamento também pode ser seguido nas indústrias de engenharia e antigas. A justificativa de um departamento separado para equipamentos é que nem sempre é possível instalar um equipamento caro em todos os departamentos que precisam de seu uso. Além disso, somente pessoal qualificado é necessário para operar o equipamento.

Vantagens :

(i) Vantagem da Especialização:

Possui as vantagens de funcionamento, manutenção de equipamentos e utilização de mão de obra.

(ii) Para obter vantagem econômica:

O objetivo importante da criação desse tipo de departamento é obter vantagem econômica. As máquinas ou equipamentos relacionados a uma operação são configurados em um departamento e os departamentos ou máquinas são organizados de tal maneira que uma série de operações em materiais seja viável, tornando as operações econômicas.

Desvantagens:

As desvantagens importantes são as seguintes:

(i) Produção ser grande:

A principal desvantagem desse sistema é que o volume de produção deve ser grande o suficiente para garantir um departamento separado.

(ii) Dificuldade de Coordenação:

Pode haver dificuldade de coordenação dos departamentos com base em diferentes processos.

(iii) Conflito entre Gerentes:

Pode haver conflitos entre gerentes de vários processos. As instâncias desse tipo de conflito estão disponíveis.

Obviamente, esse método tem aplicação limitada, mas é adequado apenas para um tipo especial e composto de planta, processo ou equipamento.

6. Por região geográfica :

O departamento por região geográfica às vezes é visto como essencial e necessário quando a empresa produz e vende no amplo mercado de materiais, geralmente nos mercados internacionais. As fábricas são frequentemente preferidas em locais diferentes por razões de matérias-primas, serviços públicos, mão-de-obra, insumos e transporte. Estes podem produzir os mesmos produtos, diferentes ou complementares.

Por exemplo - as fábricas da Bata em diferentes locais do país são bons exemplos. A base regional ou territorial do departamento é mais comum nas atividades de marketing. Além disso, as lojas departamentais, as cadeias de lojas e as divisões regionais de vendas auxiliam na dispersão de vendas e serviços de maneira uniforme e econômica em todo o país. As funções de gerenciamento que incluem planejamento, tomada de decisão, direção e controle são facilitadas, tendo cada território como um centro de lucro.

Vantagens:

As vantagens deste departamento são as seguintes:

(i) É possível um melhor ajuste:

Melhor ajuste com o ambiente social e socioeconômico é possível em grande parte.

(ii) Possível maior acesso às economias e instalações locais e territoriais:

Como fábricas regionais ou escritórios de vendas territoriais são abertos, considerando as vantagens regionais e locais, esses benefícios são agregados à empresa.

(iii) A tomada de decisão e a comunicação são facilitadas:

A autonomia regional é muito importante no departamento, portanto, a tomada de decisão e a comunicação são possíveis em grande parte. Os departamentos regionais consultam o escritório central em grandes questões políticas, mas em questões de operações regionais podem se mover com rapidez e flexibilidade responsiva.

(iv) Vantagem em relação ao controle de crédito e outros assuntos de rotina do pessoal:

Em questões como finanças, pessoal e relações públicas - que são intrinsecamente convenientes para operar a partir do centro (sede), certas responsabilidades locais e limitadas de contabilidade, controle de crédito etc., e questões rotineiras da equipe sempre podem ser deixadas com vantagem a ser operado pelo departamento territorial.

Desvantagens:

As principais desvantagens da região geográfica são as seguintes:

(i) Duplicação de pessoal:

Neste departamento, existe em grande parte a duplicação de pessoal, grande demanda de mão-de-obra, altas despesas gerais, lealdade territorial e problemas de coordenação e controle.

(ii) Perigo de desequilíbrio no trabalho:

Portanto, é muito essencial que seja necessário manter um equilíbrio na medida em que distância deve ser realizada a departamentação territorial.

Por exemplo: em uma organização de marketing de fertilizantes, o mercado está amplamente disperso nas áreas rurais amorfas do país. Um segundo nível de departamento em nível de área, várias áreas que trabalham em uma região é sempre útil e necessário. Isso ajudou a participação local dos departamentos estaduais e autoridades institucionais envolvidos, conhecimento local e respostas rápidas a mudanças no mercado, atividades dos concorrentes e problemas locais.

7. Departamento de Clientes :

Sob esse departamento, os clientes são a chave para a maneira como as atividades são agrupadas. Uma organização de marketing pode agrupar suas atividades de acordo com as classes de clientes atendidos por ela, dependendo do volume de demanda, idioma e similares.

Esse tipo de divisão é importante quando a atenção a vários tipos de clientes é de primordial importância.

Os clientes podem ser divididos de qualquer uma das seguintes maneiras:

(i) grandes e pequenos clientes,

(ii) clientes ricos e pobres,

(iii) clientes governamentais e não governamentais,

(iv) clientes industriais e de consumo,

v) idade (adulto idoso ou criança),

vi) sexo (senhoras e senhores),

vii) rendimentos,

viii) Prove etc.

(ix) natureza dos negócios, etc.

Outro exemplo que podemos escrever é de uma loja departamental, onde pode haver departamento infantil, departamento feminino, departamento de homens, cada um atendendo aos vários requisitos de diferentes classes de clientes.

Vantagens:

As principais vantagens do departamento de clientes são as seguintes:

(i) Satisfação dos clientes, o principal objetivo - Nesse tipo de departamento, a satisfação dos clientes é o principal objetivo. A satisfação aumenta a reputação da preocupação entre os clientes.

(ii) As necessidades de clientes muito variados podem ser satisfeitas - Isso pode ser feito por meio de pessoal especializado, com o objetivo de prestar serviços a grupos de clientes claramente definidos.

(iii) Também é atribuída importância especial a determinadas categorias de clientes.

(iv) Vantagem da especialização - Isso também pode ser obtido por esse método de departamento.

Desvantagens:

As desvantagens importantes desse tipo de departamento são as seguintes:

(i) Dificuldades na coordenação - Como esse tipo de departamento é aplicável apenas à função de vendas, torna-se difícil uma coordenação entre as funções de vendas e outras.

(ii) Subutilização de instalações - Pode haver subutilização de instalações e mão de obra, à medida que departamentos separados são criados para atender às diferentes classes de clientes.

(iii) Pressão por favor e tratamento especial - Uma pressão pode ser exercida a qualquer momento do cliente, gerentes de departamento por tratamento especial em relação a várias instalações e comodidades, a fim de atender às suas demandas.

8. Departamento de Canal de Marketing :

Nesse tipo de departamento, muitos procedimentos e profissionais de marketing descobriram que o varejo para clientes diretamente não é viável. Portanto, considerando o tamanho e a complexidade dos negócios e a expansão do mercado, isso é particularmente verdade no mercado consumidor e no mercado de insumos agrícolas.

Por exemplo - Uma empresa de fertilizantes acharia impossível reagir a milhões de famílias de agricultores em todas as áreas rurais. Produtos como itens de consumo em massa; produtos farmacêuticos, insumos agrícolas etc. dependem do suporte do canal de marketing para: (a) alcançar os consumidores e (b) direcionar a concorrência.

Assim, uma empresa de fertilizantes vende fertilizantes químicos em metade do país para vinte e cinco milhões de famílias de agricultores através dos seguintes canais: (i) atacadistas; (ii) Concessionárias; (iii) varejistas; (iv) O sistema cooperativo; (v) os centros de agro-serviço; e (vi) depósito direto.

Devido ao fato de que a concorrência nos negócios está crescendo dia a dia e o mercado está se tornando mais amplo, a base de departamento do 'Marketing Channel' é obrigada a atrair cada vez mais atenção. Até as linhas de produtos estão sendo cada vez mais influenciadas pelas demandas dos canais em relação à especificação do produto, embalagem, armazenagem, logística e condições de venda.

9. Pelo Departamento de Comissões :

Esse método de departamento é visto em operação em instituições acadêmicas e de pesquisa e universidades, embora em qualquer organização em que as principais funções sejam principalmente deliberativas e diretivas e onde o resultado da função exija que opiniões especializadas independentes sejam aplicadas a ele, esse método pode ser adotado.

Portanto, um Instituto Profissional da Índia pode ter as seguintes funções principais: (i) Exame; (ii) treinamento e educação; (iii) pesquisa; (iv) desenvolvimento profissional; (v) disciplina; (vi) publicações e periódicos; e (vii) cooperação profissional internacional.

Cada função possui um plano, uma tarefa, estratégias de longo e curto prazo. Existe um Corpo Governante eleito. O corpo diretivo constitui um comitê com membros selecionados do corpo diretivo e coopta especialistas, quando necessário, de fora, cada um encarregado das várias funções acima. Além disso, existe um secretariado permanente para cada comitê que implementa as decisões do respectivo comitê ratificadas pelo corpo diretivo.

Este formulário não é adequado, no entanto, em uma empresa comercial gerenciada com fins lucrativos.

10. Matriz ou Grade Método de Departamento :

A matriz ou estrutura de grade é um mosaico de tarefas e funções. Nisso, o projeto possui um programa considerável. A tarefa do projeto é geralmente grande e gratificante, mas de natureza temporária. Aqui, o projeto deve reunir várias habilidades e uni-las em um mecanismo destinado a realizar o projeto.

As demandas opostas na estrutura da organização são atendidas pela inovação conhecida como Matrix ou Grid Structure.

Os departamentos funcionais continuam o funcionamento geral do instituto profissional como instituição permanente. Ao mesmo tempo, suporta os requisitos dos diferentes projetos e programas que precisam de suporte multifuncional.

Vantagens:

As vantagens do método Matrix ou Grid, método de departamento são as seguintes:

Eu. Unidade de comando - Nesse aspecto, o líder ou gerente do projeto é responsável pelo sucesso do projeto.

ii. Conclusão da rede - O gerente de projeto pode recorrer aos serviços especializados de outros departamentos para concluir a rede.

iii. Conclusão do trabalho com facilidade e flexibilidade - Nesse caso, os serviços funcionais são liberados com facilidade e flexibilidade. Estes podem se juntar a outros projetos que podem substituir os concluídos ou podem atender a outros objetivos básicos das instituições.

iv. Conflitos funcionais - O método provoca conflitos funcionais que são saudáveis, especialmente em instituições acadêmicas.

v. Produz economia de esforços e despesas.

vi. Ajuda na organização de projetos e serviços de consultoria.

Desvantagens:

As desvantagens do departamento de matriz ou grade são as seguintes:

Eu. Conflitos interfuncionais e interdisciplinares podem surgir nisso.

ii. Pode haver diferença entre o gerente de projeto e os chefes funcionais.

iii. Quando a organização tem outras demandas, em relação aos serviços funcionais, podem resultar outros objetivos além do projeto, reivindicações concorrentes e discussões sobre os recursos funcionais.

Em um clima saudável de cooperação e trabalho em equipe, o sistema, em geral, funcionará muito satisfatoriamente.


Base de departamento - departamento funcional, departamento baseado em produto, departamento baseado em território, departamento de clientes e alguns outros

A divisionalização / departamento é baseada nos seguintes fatores:

Base nº 1. Departamento funcional :

Significa agrupar as funções de negócios em termos de funções como produção, marketing, RH, Finanças, P&D e assim por diante. Pode haver vários sub-departamentos em cada um desses principais departamentos funcionais.

Por exemplo, o departamento de produção pode ter compras, controle de materiais, planejamento de produtos, design de produtos, controle de qualidade; o departamento de marketing pode ter departamentos como publicidade, controle da força de vendas, promoção de vendas, pesquisa de mercado, distribuição física etc., e o departamento financeiro pode ter gerenciamento de caixa, crédito e cobrança, orçamento, controle financeiro, contabilidade e assim por diante.

Méritos :

Eu. Lógico - é um método mais lógico e testado pelo tempo para criar departamentos nas indústrias de manufatura em termos de funções.

ii. Treinamento específico do domínio - Cada departamento pode treinar a equipe pertencente a uma determinada especialização. Simplifica o treinamento.

iii. Flexibilidade - Esse método oferece flexibilidade, pois mais departamentos podem ser adicionados e alguns podem ser eliminados em sincronia com as mudanças na dinâmica ambiental.

iv. Nomeação de especialista - Especialistas podem ser nomeados para vários domínios funcionais. Como resultado, espera-se que a eficiência operacional da organização melhore significativamente.

Limitações :

Eu. Foco estreito - O excesso de ênfase na especialização faz com que as cabeças funcionais permaneçam focadas. Eles tendem a ter tendências de construção de impérios. Eles estão inclinados a promover os estreitos interesses de seus departamentos ao custo de outros departamentos.

ii. Conflito interdepartamental - Os conflitos interdepartamentais são bastante naturais na classificação funcional, pois suas responsabilidades são interdependentes.

iii. Falta de visão ampla - A especialização excessiva torna os chefes funcionais impróprios para manter a posição gerencial superior. Eles não têm uma visão ampla da organização. Assim, limita o desenvolvimento de cabeças funcionais.

iv. Dificuldades de coordenação - Existem dificuldades na coordenação das atividades de diferentes departamentos. Por exemplo, o departamento de vendas pode não ser capaz de honrar sua promessa de entregar determinadas unidades de um produto devido ao atraso na produção pelo departamento de produção.

Base nº 2. Departamento de Produto :

Sob esse tipo, os departamentos são criados em termos de produtos produzidos por uma empresa. Quando uma empresa produz vários produtos, relacionados ou não, uma a outra, as atividades são agrupadas de acordo com os produtos produzidos por ela.

Haveria um escritório central que forneceria certo suporte básico para diferentes departamentos / divisões. Cada divisão funcionaria autonomamente com a intervenção mínima do escritório corporativo.

Méritos :

Eu. Discriminação de linhas lucrativas e não lucrativas - É mais fácil para a alta administração determinar a linha de negócios lucrativa e não lucrativa e tomar as medidas apropriadas.

ii. Escopo da expansão do produto - Concentra a atenção individual em cada linha de produtos, o que facilita a expansão e diversificação do produto.

iii. Contribuição individual - O desempenho de cada divisão e sua contribuição para o resultado geral podem ser facilmente conhecidos.

iv. Fixação da responsabilidade - é mais fácil fixar a responsabilidade pela lucratividade de cada produto.

v. Excelente campo de treinamento - Como cada divisão do produto é semi-autônoma e contém funções diferentes, fornece um excelente campo de treinamento para a posição gerencial superior.

vi. Flexibilidade - Isso é mais flexível e adaptável.

Deméritos:

Eu. Maior custo operacional - O custo operacional é maior para as organizações que praticam departamentos baseados em produtos, pois é necessário replicar instalações e mão de obra especializadas.

ii. Subutilização da capacidade - Quando a demanda por um determinado produto diminui, a instalação permanece subutilizada.

iii. Supervisão incômoda - A alta gerência acha difícil exercer controle sobre várias divisões e atividades.

iv. Tendências de construção de impérios - Cada gerente de produtos tende a criar seu próprio império à custa do interesse geral da organização.

v. Mais mão-de-obra - Isso requer mais mão-de-obra com habilidades gerenciais gerais.

Base # 3. Departamento de Território :

Onde as atividades são amplamente dispersas, o departamento é baseado na área geográfica. Todas as atividades relacionadas a uma determinada área / território são agrupadas e atribuídas ao executivo encarregado de cada área. Nesse tipo, a divisão é feita em termos de região, zona, filial, etc. Em suma, onde operações semelhantes são realizadas em diferentes localizações geográficas, o departamento é feito em termos de território. Por exemplo, bancos, seguros, serviços postais, courier, empresas de transporte, etc., seguem esse tipo de departamento.

Méritos :

Eu. Atendendo a diversas necessidades do cliente em vários locais - Ele permite que a empresa atenda às necessidades dos clientes em diferentes locais em todo o país / globo.

ii. Ação rápida - Os chefes de cada território podem iniciar uma ação rápida em resposta a questões peculiares a uma determinada região.

iii. Contato com os habitantes locais mais fácil - os gerentes podem empregar pessoas locais que possam se relacionar com os habitantes locais em casos relativos. Como resultado, os negócios da empresa podem crescer substancialmente.

iv. Economia de custos - resulta em economia de frete, aluguel e mão-de-obra. Portanto, economias de operações localizadas se acumulam nele.

v. Melhor coordenação - Melhor coordenação de atividades pode ser alcançada através da criação de divisões regionais. Facilita o alcance efetivo do controle.

vi. Contato direto - A comunicação cara a cara com os clientes locais aumenta a imagem da empresa e sua boa vontade.

vii. Treinamento de mercadorias para gerente - fornece um bom campo de treinamento para gerentes gerais.

Deméritos :

Eu. Alto custo de operação - Envolve alto custo de operação e a empresa precisa duplicar / replicar as atividades em diferentes locais.

ii. Escassez de executivos - Requer mais executivos com habilidades gerenciais gerais que podem não estar disponíveis no número necessário.

iii. Atrito entre gerentes em vários locais - Pode surgir atrito entre os gerentes territoriais.

iv. A coordenação e o controle de oficiais em diversos locais é um desafio para a alta gerência.

v. Lacuna de comunicação - Também pode surgir uma lacuna de comunicação entre o escritório central e os centros regionais.

Base nº 4. Departamento de clientes :

Onde a atenção aos tipos de clientes se torna primordial, os departamentos podem ser estabelecidos em termos de clientes. Esse tipo de departamento é aplicado em bancos, seguros, varejo, loja de departamentos e assim por diante.

Méritos :

Eu. Atenção especial - É dada atenção especial a gostos e preferências distintos de cada classe de cliente. This enhances customer satisfaction and boosts the image of the enterprise.

ii. Benefits of specialization – The benefits of the specialization can be achieved.

iii. Gathering market intelligence – The enterprise is able to collect minute information about the different classes of customers and tailor make their production programmes.

Desvantagens :

Eu. Underutilization of resources – When there is a fall in demand in a particular department, resources remain unutilized or underutilized.

ii. Excessive overheads – Duplication of activities adds to excessive overheads.

iii. Problem of coordination – There may arise the problem of coordinating the activities of diverse departments and there may also arise communication gap between central office and departments.

iv. Craving for special treatment – Each manager may bring in pressure for special treatment, privileges, facilities and benefits. Provision of any special treatment to any particular department may breed ill will among the rest of the departments.

Basis # 5. Departmentation Based on Process :

Under this classification, activities are grouped in terms of the stages a product goes through in the production process. For example, textile mill may have department like spinning, ginning, weaving, bleaching, dying and weaving; printing press may have composing, editing, printing, binding and proofreading departments.

Méritos :

Eu. Clear Cut Division Of Work – There is a clear cut division of work. This ensures specialization and facilitates training of entry level personnel.

ii. Specialist services – It is possible to appoint specialists for each process and derive the benefit of specialization.

iii. Saving in repair and maintenance cost – Location of machines of similar type result in saving repair and maintenance cost.

Demerits :

Eu. Coordination challenges – There may be difficulty in coordinating the different processes.

ii. Conflict among managers – Conflict among the process managers may erupt.

iii. Unsuitability – It is not suited to non-composite type of plants.

Basis # 6. Departmentation by Time:

Where activities are grouped as per the time of performance, it is called departmentation by time. For instance, factory working 24×7 can have day shift, night shift and general shift. Hospitals and public utility companies are working under shift system. Separate departments are created. Even in educational institutions like Arts colleges, in certain states in India there are two separate departments for morning shift and evening shift. MNCs pursue this type of departmentation.

Méritos :

Eu. 24×7 services – Services are made available around the clock eg, fire service, electricity, hospital, transport, gas supply, etc.

ii. Full utilization of resources – Equipments are fully utilized. There is no question of underutilization of capacities.

iii. Work option – Employees get the option to work in convenient shifts.

iv. Avenues of opportunities – It creates a lot of employment opportunities.

Limitações :

Eu. Supervision difficulties – Supervision of night shift workers may pose a problem.

ii. Overstressing machines – Machines and equipments are overstressed thereby increasing maintenance costs.

iii. Adverse effect on the health of employees – Working at odd hours affects the health of employees.

Basis # 7. Departmentation by Number :

This type of departmentation is pursued in police and defence sectors. For example, soldiers in army are grouped into squads, battalions, companies, brigades and regiments. A specific number of persons who perform the same duties are isolated and brought under the supervision of a manager. This type of departmentation is practised where the work is repetitive and there is no single basis for grouping the activities.

Basis # 8. Composite Departmentation :

In practice no organization follows a single pattern of departmentation. Each type/base of departmentation has its own advantages and disadvantages. Big enterprises apply more than one method of departmentation. For example, functional classification may be followed at the top while activities at the middle and lower level may be organized in terms of product and territorial base.


Basis of Departmentation – With Advantages and Disadvantages

The following Patterns may be used for grouping activities into departments:

1. Departmentation by Functions

2. Departmentation by Products

3. Departmentation by Territory

4. Departmentation by Customer

5. Departmentation by Process or Equipments

6. Departmentation by Time and Numbers

1. Departmentation by Functions:

It refers to grouping the activities of an enterprise on the basis of functions such as production, sales, purchase, finance, personnel, etc. The actual numbers of departments in which an enterprise can be divided depends upon the size of establishment and its nature. To being with, we may- have three of four main departments. With the growth in the size of the business, mare departments and sub-departments may be created.

Vantagens:

The important advantages of functional classification include the following:

(a) It provides the benefits of occupational specialization in full.

(b) It ensures an effective utilization of manpower in all departments.

(c) It results in an economy of operation because of simple organizational design.

(d) It reaps the facility of intra-departmental co-ordination among the activities of each department.

(e) It leads to the adoption of a logical and comprehensible structure.

(f) It gives a greater emphasis on basic activities rather than on service activities.

(g) It helps in the training of specialist managers rather than generalist managers.

Desvantagens:

Departmentation by enterprise functions has the following demerits:

(i) The functional classification has a proneness to greater centralization.

(ii) It involves delay in decision-making, thereby reducing efficiency.

(iii) It is responsible for poor inter-departmental co-ordination in respect of operations between two departments.

(iv) It exercises ineffective control over work performance in the absence of any rigid standards of performance.

(v) For excessive specialization, it destroys teamwork and employee motivation.

(vi) Succession to the position of the chief executive is a serious problem in functionalization.

(vii) The greatest disadvantage lies in the unsatisfactory handling of diversified product lines.

2. Departmentation by Products:

In product or service Departmentation, every major product is organized as a separate department. Each department looks after the production, sales and finance of one product. It is useful when product expansion and diversification, manufacturing and marketing characteristics of the product are of primary significance.

Vantagens:

Eu. This facilitates the use of specialized equipment, promotes co-ordination and allows maximum utilization of personal skills and specialized knowledge.

ii. This facilitates the growth and diversity of products and services offered by the organization.

iii. The performance of each product line can be compared and analyzed.

iv. This allows the organization to come up with additional product lines without dislocating the existing product lines.

v. This provides an excellent training growth for management control.

vi. This enables top managers to measure and analysis the contribution of each product line to total profit.

vii. The co-ordination of various activities related to a particular product line is taken care by the head of the department.

Desvantagens:

There have certain disadvantages:

Eu. Product division requires people with general management abilities.

ii. This is expensive.

iii. This creates a problem of control at the top management level.

iv. This method of grouping poses certain problems in coordination, decision-making and control.

On the whole, it is suitable for those big organizations which supply a wide variety of products with different manufacturing technologies and marketing methods.

3. Departmentation by Territory, Geographic Departmentation:

Geography divisions are division designed to save different geographic areas. Under this method, territory or location is taken as the basis for organizing. This is common in organizations that operate over wide geographic areas, banking insurance and transportation firms.

Vantagens:

These are the advantages which accrue to an organization having geographic divisions:

Eu. Geographic divisions allow a manager to pay special attention to the needs and problems of the local markets.

ii. Geographic divisions provide opportunities for local talent to the utilized.

iii. Organization can follow a Geographic or territorial basis for setting-up manufacturing facilities at specific locations in a country.

iv. This improves an organization relationship with customer and the organization can avoid delays in sorting out customer problems.

v. This provides a good training ground for developing general managers as they take an integrated view of the organization and look after all the operations of the unit.

vi. It facilitates the expansion of business to various regions.

Desvantagens:

The following are the disadvantages:

Eu. This requires more people with managerial capabilities.

ii. This creates communication problems due to geographical distance.

iii. In this form costs of operations are high because of duplication of activities in different geographic regions.

iv. The top managers at the headquarters may find it difficult to control and supervise the activities at the departmental levels.

v. It creates the problems of co-ordination and communication.

Thus, Geographic division becomes necessary at some stage in large organizations that operate in a wide geographic area.

4. Departmentation by Customer:

A business house may be divided into a number of departments on the basis of customers it serves, viz., larger and small customers, industrial and ultimate buyers, Government and other customers, male and female customers old and other young customers, wholesale, retail or hire purchase customers etc.

Vantagens:

The following are the advantages:

Eu. Special attention can be given to the particular tastes and preference of each class of customers.

ii. The benefit of specialization can be derived.

iii. The enterprises gains intimate knowledge of the needs of each category of customers.

Desvantagens:

The following are the main disadvantages:

Eu. It may lead to duplication of activities and heavy overloads.

ii. There will be lack of co-ordination.

iii. There may be under utilization of facilities and manpower, particularly during period of low demand.

iv. Managers of customer departments may put pressure for special facilities and benefits.

Thus, this is very much useful when the organizations primary interest is to meet the needs of different customer groups.

5. Departmentation by Process or Equipment:

In manufacturing organizations the activities are often grouped on the basis of processes of equipment. This form of Departmentation brings together people and material to carry out a particular operation. It permits intensive and economical usage of costly equipment. Such as Departmentation can be found in paint or electroplating process grouping. It can also be seen in the old and textile industry or in the arrangement of one plant area of automatic screw machines or punch presses.

Advantages of Departmentation by Process of Equipment:

Eu. Process Departmentation enables an organization to get the benefits of specialization and make optimum use of the resources and equipment.

ii. This Departmentation is beneficial when the equipment or machinery requires special operating skills.

iii. The basic purpose of the Departmentation is to get economic benefits. Machinery or equipment related to a particular activity may be installed in one department and arranged in such a way that makes the series of operations feasible and economic.

Disadvantages of Departmentation by Process or Equipment:

Eu. Process Departmentation hinders the co-ordination of various functions due to the limitations that arise from specialization.

ii. This form of Departmentation results in conflicts between different managers at different levels on matters such as allocation of funds, providing facilities to different processes etc.

6. Departmentation by Time and Numbers:

(a) Departmentation by Simple Numbers:

In this method certain numbers of persons who are to perform the same duties are kept in one department under the supervision of one person, irrespective of what they do, where they do and what they work with. This form of Departmentation is based only on the number of people involved in it. The usefulness of this form of Departmentation has diminished with each passing century for three reasons.

First, technology has become more sophisticated and demands for more specialized and diverse skills have increased. Second, the groups comprising of specialized personnel are generally much more efficient than those groups which has been form on the basis of numbers. Finally the most prominent cause for decline the Departmentation by simple numbers is that it is useful only at the lowest level of the organization structure.

(b) Departmentation by Time:

Departmentation by time is also one of the order forms of Departmentation and generally used at lower levels of the organization. In some organizations that work round-the-clock (for example, public utilities like railways, post and telegraph offices, hospital etc.) Departmentation is based on time. The use of shifts is common in such organization as they may be affected by economic, technological of other factors. For such organizations, a normal eight hour work day may not be sufficient.

Advantages of Departmentation by Time:

Eu. The basic advantage of time-based Departmentation is that it helps in efficient utilization of manpower and other resources.

ii. An organization can render its services to its services to its customer for a period greater than the normal 8-hour working day. Thus, an organization can make its services available to those who need it at any hour.

iii. This forms of Departmentation facilities the use of processes requiring a continuous cycle without interruption.

iv. Expensive capital can be efficiently utilized as employees working in shifts make use of the same machinery for a greater period of time.

v. This form of Departmentation is convenient for some people as they can work at night, for example, students may find it convenient to work at night, as they have classes to attend during the day.

Disadvantages of Departmentation by Time:

Eu. There may be a lack of supervision in the night shifts.

ii. Most of the employees find it difficult to adjust to switches from one shift to another. For example, an individual may find it difficult to shift form a night shift to a day shift and vice-versa.

iii. When organization operates with several shift system, coordination and communication may become a problem. For example, employees working in the night shifts may not clean up and grease the machinery to be used by the day-shift people. This can be resolved through the establishment of regular practice.

iv. Employees may postpone their work in order to get paid for overtime work. Thus, will put up the costs of production and affect the final price of the product or service.

v. Workers may concentrate on narrow and specified technical aspects of the organization rather than on the total system of composite/combined Departmentation- The relative advantages and limitations of various types of Departmentation should be analyzed in the light of the needs and circumstances of the particular enterprise. That basis of the Departmentation is the best which facilitates the achievements of organizational objectives most economically and efficiently. In practice, no single pattern is ideal to suit all situations. Therefore, no single basis is followed for grouping activities. Most of big enterprises follow a composite of combined bases.

Choosing a Basis for Departmentation (Criteria for Grouping Activities):

Every basis of Departmentation has its own advantages and disadvantages. No single basis is the ideal for all organizations. Management must be very careful in choosing the basis of Departmentation because one a pattern is chosen it is very difficult and costly to switch over to another pattern.

The following factors should be kept in view while selecting a suitable basis of Departmentation:

1. Specialization:

The activities of an organization should be grouped in such a way that it leads to the specialization of work. Specialization helps to improve efficiency and economy of operation.

2. Co-Ordination:

All activities are designed to achieve the organizational objectives. Co-ordination in the performance of different activities is necessary so that they contributes maximum towards the organizational goals.

3. Control:

The Departmentation should be such that it facilitates measurement of performance and timely corrective action. It should enable the management to hold people accountable for results. Effective control helps to achieve organizational goals efficiently and economically.

4. Cost:

Creation of a new department involves extra cost of additional space, equipment and personnel. Therefore, the pattern and number of departments should be so decided that maximum possible economy is achieved in the utilization of physical Facilities and Personnel.

5. Special Attention:

The various activities should be given adequate attention so that each necessary activity is performed and there is no unnecessary duplication of activities.

6. Local Conditions:

Local factors should be adequately considered in a scheme of decentralization.

7. Human Consideration:

Departmentation should not follow only technical aspects but human aspects of the organization too.

The existence of informal groups, cultural patterns value system, attitudes of personnel, etc., should be given due to consideration.


Basis of Departmentation – Departmentalization by Numbers, Time, Function, Product, Territory, Customer and Process (With Factors for Basis for Departmentalization )

Departmentalization divides the people and function into identifiable units to achieve organizational goals. It must be emphasized that there is no other best way of departmentalizing that is applicable to all organizations or to all situations. The pattern depends upon given situations on what managers believe yield the best results for them in a situation they face.

There are many patterns of departmentalization:

1. Departmentalization by Numbers,

2. Departmentalization by Time,

3. Departmentalization by Function,

4. Departmentalization by Product,

5. Departmentalization by Territory,

6. Departmentalization by Customer, and

7. Departmentalization by Process.

The details of the types of departmentalization are:

Basis # 1. Departmentalization by Numbers :

Departmentalization by simple numbers has been an important method in organisation of tribes and armies. It involves placing specific number of undifferentiated persons at the direction of an executive or a manager.

The simple number method of departmentalizing is achieved by tolling off persons who are to perform the same duties and putting them under the supervision of a manager. The success of such departments depends upon the quality of manpower. Although, it is not used these days, it still may have certain applications in modern society. It is not feasible today to divide the entire manpower into different units.

Usefulness has declined due to the following reasons:

(i) Technological advancement and demanding more specialized and different skills.

(ii) Groups composed of specialized personnel are frequently more efficient than those based merely on numbers.

(iii) Departmentalization by numbers is useful only at the lowest level of the organisation structure,

(iv) This departmentalization fails to utilize the manpower properly, and so it fails to produce good results.

Basis # 2. Departmentalization by Time :

This is also the oldest form of departmentalization, generally used at lower levels of the organisation, which groups the activities on the basis of time. The use of shift is common. When the work is divided into shifts and time, this is called departmentalisation by time.

Thus, when an organisation operates on three shifts, three different departments may exist – one department for each shift, though they all are alike in terms of objectives and activities. The basic idea is to get the advantages of people specialized to work in a particular shift. Examples of this kind of departmentalisation can be found in hospitals, where round the clock patient care is essential.

There are a few advantages of this form of departmentalisation. First, services can be rendered that go beyond the typical 8-hour workday. Secondly, it is also possible to use processes that cannot be interrupted, those that require a continuing cycle. Lastly, capital equipment can be used properly which are used in shifts.

Inspite of these advantages, departmentalisation by time has disadvantages. First, supervision may be lacking, secondly, there are fatigue factor. Thirdly, having several shifts may cause problems in coordination and communication. Despite this problem, this form of departmentalisation is still in use.

Basis # 3. Departmentalization by Function :

Functional departmentalization refers to grouping of activities in accordance with the function of an enterprise; this embodies what enterprises typically do. In simple terms, the departments are created or formed on the basis of specified functions to be performed.

Activities related to a function are grouped in a single unit with a view to give a well-defined direction of the whole group. Since all enterprises undertake the creation of basic unit, the basic enterprise functions are production, financing, selling, purchasing and material, technical, marketing, personnel, etc.

These are the basic functions of an enterprise. Ralph C. Davis called it 'Organic Function', because their performance is vital and essential to the survival of the organisation. However, there is no generally accepted sequence of departmentalization. This depends upon the nature of enterprise and requirement of the organisation.

Often, these particular functional designations appear or do not appear in the organisation chart. A manufacturing unit employs different terminology, while a wholesale concern employs mostly ie, selling, 'buying' and Finance; and technical enterprise employs different terminology; this is because of the nature of enterprise and functioning.

Functional departmentalization is the most widely employed basis for organizing activities and present in almost every enterprise at some level in the organisation structure. The characteristics of the production, selling and finance functions of an enterprise are widely recognized and thoroughly understood.

Coordination of activities may be achieved through rules and procedures, planning organisational hierarchy, personal contacts, and sometimes liaison departments. Such a department may be used between engineering and manufacturing to handle design or charge problems.

Vantagens:

The following are the main advantages of functional departmentalization:

(i) Follows principle of occupational specialization,

(ii) Logical, time proven and natural form,

(iii) Maintains power and prestige of major functions,

(iv) Simplifies work and training, and

(v) Facilitate control.

This is the most logical and time-proven method. It ensures the performance of all activities necessary for achieving organizational objectives. It is also the best way of making certain that the power and prestige of the basic activities will be defended by the top managers. Functional departmentalization follows the principle of occupational specialization and thereby facilitates efficiency in the utilization of people.

Desvantagens:

In spite of advantages, functional departmentalization has certain limitations:

(i) De-emphasis of overall company objectives,

(ii) Over specializes and narrows viewpoints of key personnel,

(iii) Reduces coordination between functions,

(iv) Responsibility for profits is at the top level only, and

(v) Limited development of general managers.

Functional departmentalization may tend to de-emphasize overall enterprise objectives. Next, drawback is too much emphasis on specialization, and sometimes, functional departments grow in size to justify their costs.

Basis # 4. Departmentalization by Product :

The grouping of activities on the basis of products or product lines is called departmentalization by products. It is preferred when product expansion and diversification, manufacturing and the marketing features of the products are of primary concern. Generally, where the company is making or producing diversified product, then for the convenience of controlling, departmentalization is be to done on the basis of product.

This structure permits top management to delegate to a division executive extensive authority over the manufacturing, sales, service, and engineering functions that relate to a given product or product line and to exact a considerable degree of profit responsibility from each of these managers.

Departmentalization by product or service occurs when employees who work on a particular product or service are members of the same department regardless of their business function or process in which they are engaged. In this way, IBM reorganized its operation into five autonomous business units – Personal computers, Medium-size office systems. Mainframes, Communication equipments, and components.

For example, a big enterprise with a diversified product line may have four divisions- A, B, C and D. Each division may be subdivided into Finance, Production, Sales and Personnel activities.

Vantagens:

Product departmentalization is useful where production lines are diversified and the volume of production is large.

(i) Product departmentalization can reduce the coordination problem at higher levels, because of the integration of various functions to a particular line of product.

(ii) It facilitates the use of specialized capital, promotes a certain type of coordination, and permits the maximum use of personnel skills and specialized knowledge.

(iii) Product departmentalization facilitates the measurement of managerial and operative results.

(iv) It facilitates the evaluation and comparison of the performance of various product divisions.

(v) If follows individual attention on each product line which makes easier product expansion and diversification.

Desvantagens:

In spite of these advantages, product departmentalization has the following limitations:

(i) Production department encounters certain difficulties in coordination which may lead to instability in organisation structure.

(ii) Product manager centralizes all related activities; and because of these the benefits of specialization cannot be taken in respect of these.

(iii) There is a problem of oversimplification. Product line-managers may be saddled with heavy overhead costs, etc. Product managers resent being charged with costs over which they have no control.

(iv) There is a duplication of physical facilities and functions. It is suitable for only large scale business and multi-product enterprises which have the capacity to produce and sell at a larger scale.

Basis # 5. Departmentalization by Territory :

It means that groups are organized according to a region of the country or world. Sales or marketing groups are arranged by geographic region. Territorial Departmentalization operates over wide geographical areas. In this case, all the activities in a given area or territory are grouped together and assigned to a manager. Here, all the activities in a given area of operation are divided into zones, divisions, sections and branches.

This is especially attractive to large-scale firms or other enterprises whose activities are physically or geographically dispersed, such as banking, insurance, transportation and distribution network throughout a territory, etc. The territorial departmentalization is of Indian Railways; which is divided into northern Railways, Western Railways, Southern Railways, Eastern Railways and Central Railways.

Territorial Departmentalization offers a numbers of advantages:

(i) It places responsibility to a lower level, encourages logical participation in a decision making, and improves coordination of activities in a region,

(ii) It helps in achieving the benefits of local operations. Knowledge of local environment is an important factor in effective management action,

(iii) It facilitates the expansion of business in various regions,

(iv) It improves coordination in a region,

(v) It takes the advantages of economies of local operation, and

(vi) It furnishes measurable training ground for general managers.

Territorial departmentation suffers from the following limitations:

(i) This creates the problem of coordination among various regional units.

(ii) It increases problems of top management to exercise effective control; because management is not conversant with the problems of different areas.

(iii) It increases the cost of operation. It tends to make maintenance of economical central services difficult and may require services such as personnel or purchasing at region level.

(iv) There is problem of communication due to geographical distance.

(v) It requires more skilled managers which may not always be available.

(vi) Sometimes implementation of the policy matter fails. Proper implementation of policies is not possible.

Basis # 6. Departmentalization by Customer :

In customer departmentalization, activities are grouped according to customer. The management groups the activities to cater to the requirements of different customer groups. Customers are the key to grouping. Many educational institutions usually follow this type of departmentalization, where they offer different types of courses to meet the requirement of different types of students. Business owner and managers also frequently arrange activities on this basis to cater to the requirements of clearly defined customer groups. The main objective of this type is to provide specialized services to different classes of customers.

This basis of departmentalization follows the division and subdivision of activities of marketing to give attention to various customers. Management in action reports how Proctor and Gamble made several changes in its brand manager system to establish a customer-based structure.

The benefits of customer departmentalization are as follows:

(i) Customer departmentalization focuses on the customer needs. It can address the special and widely varied needs of customers.

(ii) It develops expertise in customer area. The benefits of specialization can be derived.

(iii) It leads to greater satisfaction of customers. It gives customers a feeling that they have an understanding supplier.

This practice has certain limitations:

(i) As such, this basis is applied on marketing function generally; coordination becomes difficult between marketing and other functions.

(ii) There is possibility of underemployment of facilities and manpower specialized for certain consumer groups, especially in case of recession.

(iii) It requires managers and staff specialists get familiar with the customer situation: which is very difficult.

(iv) Customer may not always be clearly defined/or differentiation among the various customer groups might be difficult. With customer form, there is usually less process specialization, because employees must remain flexible to do whatever is necessary to enhance the relationships with customers.

Basis # 7. Departmentalization by Process :

In this method, activities are grouped on the basis of production processes or equipment involved. Manufacturing process is taken as basis for dividing the activities. The manpower and materials are brought together in order to carry out a particular operation. This is generally used in a manufacturing enterprise and at lower levels of organisation.

This is mostly employed in textile, oil and other similar industries. As such, production department of a textile mill may be operated on the basis of process, like spinning, weaving, dyeing, bleaching, designing and calendaring.

The main objective is to achieve the efficiency and economy of operation. The basic objective is to achieve economic advantages.

1. It provides for effective utilization of specialized equipments and skills.

2. This ensures specialization and facilitates training of junior level employees.

3. This facilitates coordination by grouping production facilities needed for the completion of each distinct phase of work.

4. It puts full responsibility for the completion of each stage of production.

5. Greater emphasis on quality of work.

This method, however, proves to have some limitations:

(i) There may be difficulty in the coordination of the departments based on different processes.

(ii) Inefficiency in operation of one process department may adversely affect other process departments.

(iii) There is also duplication of general purpose equipment in various departments.

(iv) It is suitable only for specific or composite types of plants.

(v) There may be conflicts among managers of different processes.

Choosing a Basis for Departmentalisation :

As from the above discussion of each form of departmentalization, managers have to see the consequences of every form, because the process of selection requires a lot of insight; but overall it should be directed to promote the attainment of organisational goals.

Departmentalization is the basis only to achieve organisational goals; so the basic consideration will be given to perform organisation activities efficiently and effectively. In actual practice, no single basis is followed is grouping the activities throughout the organisation. A combination of two or more basis is used at different levels in the organisation.

Management must take into consideration all the peculiar circumstances in the selection of the basis of departmentalization and the following factors should be kept in mind. Eles são:

1. Specialization- Departmentalisation is of such type that should take the advantage of specialization to maximum extent. Specialization helps in raising efficiency and it tends to aid performance contributing to enterprise objectives. Management must take the basis of such departmentalization which facilitates specialization.

2. Economy- The basis of departmentalisation selected must be influenced by cost consideration. Creation of departments increases extra cost on the part of the organisation. This increases costs in several ways. Therefore, the pattern and number of departments should be so decided that maximum possible economy is achieved in the utilization of physical facilities and personnel.

3. Control- The departmentalization should be such which makes it easier for management to measure performance and to hold people accountable for results. The departmentalisation should not create problems for managerial control.

4. Co-Ordination- All the activities grouped in various forms have the same objective to achieve organisational goals, though they are not similar in nature and their performance may require different skills. Thus, coordination is required at every step. Thus, going through the process of departmentalisation, management will ensure proper coordination at the departmental level as well as at organisation level.

5. Emphasis on Key Areas – The various activities of the organisation should be given adequate attention so that each activity is performed and there is no unnecessary duplication in the performance of these activities. Divisions should emphasize on key areas on which the enterprise depends.

6. Human Consideration – Divisions should also take into consideration human aspects of organisation. Availability of personnel, the existence of informal groups, culture, traditions, value system and attitudes of personnel towards various forms or organisations go a long way in deciding the effectiveness and efficiency of the organisation.

Whatever may be the basis, departmentalization means to achieve organisational objective. The basis of departmentalisation is the best which facilitates of organisational objectively most economically and efficiently. In practice, it is not feasible to follow a particular basis of departmentalisation; rather, big organisations follow a composite or combination of several bases.

Functional departmentalization is used at the top level; while sales department may be grouped on product or territorial basis which may be grouped further on customer basis. As usual, production department may be grouped on the basis of product or equipment employed. Thus, there is no ideal pattern to suit all occasions and situations.


 

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