Princípios de delegação de autoridade

Tudo o que você precisa saber sobre os princípios da delegação de autoridade. O compartilhamento de trabalho e autoridade, entre um gerente e seus subordinados, é conhecido como delegação.

O processo de delegação permite que uma pessoa atribua uma tarefa de trabalho a seu subordinado e dê a ela a autoridade necessária para realizá-la com sucesso.

Ajuda na conclusão do trabalho a tempo, reduz a carga de trabalho dos gerentes e motiva e desenvolve subordinados. Em outras palavras, delegação é um processo que permite a uma pessoa atribuir um trabalho a outros e delegá-los com autoridade adequada para fazê-lo.

Alguns dos princípios da delegação são:

1. Princípio da Unidade de Comando 2. Princípio da Paridade de Autoridade e Responsabilidade 3. Princípio da Absolutidade de Responsabilidade 4. Princípio da Delegação por Resultados

5. Princípio das limitações da autoridade 6. Princípio da comunicação eficaz 7. Princípio da motivação adequada 8. Princípio da cadeia de comando clara 9. Princípio da competência

10. Princípio do controle eficaz 11. A delegação deve basear-se nas necessidades 112. A delegação deve ter objetivos 13. Desenvolver confiança mútua 14. Deve facilitar o processo da organização

15. Dê apoio ao subordinado 16. Nunca viole a cadeia de comando 17. O grau de autoridade deve ser igual ao grau de responsabilidade 18. Delegação não significa abdicação 19. A autoridade delegada pode ser delegada novamente e alguns outros princípios.


19+ Princípios de Delegação de Autoridade - 10 Princípios a serem seguidos para tornar eficaz o processo de delegação

Os seguintes princípios devem ser seguidos para tornar o processo de delegação mais eficaz:

1. Princípio da unidade de comando - Este princípio afirma que um subordinado deve receber instruções de apenas um superior e é responsável apenas pelo superior em questão. A dupla responsabilidade cria confusão na mente do subordinado.

2. Princípio da paridade de autoridade e responsabilidade - A autoridade deve ser proporcional à responsabilidade. A autoridade sem responsabilidade fará do subordinado uma pessoa descuidada. Por outro lado, a responsabilidade sem autoridade fará do subordinado uma pessoa ineficiente. Portanto, deve haver um equilíbrio adequado entre autoridade e responsabilidade.

3. Princípio da absoluta responsabilidade - Um superior pode delegar autoridade, mas não responsabilidade. A responsabilidade é uma obrigação que não pode ser delegada nem alterada temporariamente. Um superior é responsável por todos os atos de seus subordinados, bons ou ruins.

4. Princípio da delegação por resultados - É essencial que a atribuição de tarefas e a atribuição de autoridade sejam feitas tendo em vista os resultados esperados. Os objetivos organizacionais devem ser claramente definidos, pois as tarefas a serem desempenhadas estão relacionadas aos objetivos a serem alcançados.

5. Princípio das limitações de autoridade - Os limites de autoridade de cada subordinado devem ser bem definidos, para que não se possa abusar dessa autoridade. Deve haver um manual escrito que ajude um subordinado a entender a autoridade na direção certa.

6. Princípio da comunicação eficaz - Deve haver um sistema de comunicação eficaz entre o delegador e o delegado. A comunicação bidirecional é essencial para tornar a delegação eficaz. Como resultado, um superior pode dar instruções claras e o subordinado pode buscar os esclarecimentos necessários.

7. Princípio da motivação adequada - Um subordinado deve ser motivado por meio de incentivos positivos, para que ele aceite a responsabilidade e mostre excelente desempenho. Um sistema racional de recompensa, financeiro ou não financeiro, atuaria como um incentivo para os subordinados assumirem a responsabilidade de bom grado.

8. Princípio da cadeia de comando clara - A delegação de autoridade pode ser eficaz somente quando todos na organização sabem exatamente onde ele está em relação a outro. A linha de autoridade de cima para baixo deve ser clara para que um subordinado conheça seu superior imediato.

9. Princípio da competência - O subordinado selecionado como delegado deve ser competente. Ele deve ser treinado adequadamente na realização de trabalhos delegados. Um executivo deve incentivar seu subordinado a tomar a iniciativa e aceitar novas responsabilidades.

10. Princípio do controle efetivo - Deve haver um sistema de controle adequado para medir o desempenho dos subordinados. Um superior deve garantir que a autoridade delegada aos subordinados seja usada corretamente.


Princípios de delegação

Embora a delegação seja uma preocupação individual, existem algumas diretrizes comuns que são fundamentais para a delegação. Esses princípios fornecem diretrizes básicas de delegação.

Alguns desses princípios estão listados abaixo:

1. A delegação deve basear-se nas necessidades - A delegação deve basear-se nas necessidades. Isso significa que a autoridade não deve ser delegada para evitar a situação ou o resultado, mas deve ter o objetivo de obter melhores resultados no trabalho. A delegação apenas por uma questão de delegação é perigosa para a organização. Se a situação não exigir, a delegação deve ser evitada.

2. A delegação deve ter objetivos - Antes de delegar a autoridade, os objetivos da delegação e os possíveis resultados da delegação devem ser claros. Tem que ser um processo orientado a objetos.

3. Desenvolver confiança mútua - A confiança mútua entre superior e subordinado é muito importante. Deve-se dar mão aberta a experimentos sob a orientação de cometer erros honestos e aprender com eles de maneira positiva. Isso definitivamente tornará a delegação eficaz.

4. Deve facilitar o processo da organização - A delegação deve facilitar a organização para alcançar seus objetivos. A delegação não deve ter como objetivo criar obstáculos ao funcionamento normal do departamento ou organização.

5. Dar apoio ao subordinado - é sempre importante que o superior forneça apoio ao colaborador na utilização dos poderes delegados. Se ele cometer algum erro honesto na utilização dos poderes, deve ser fornecido o apoio moral para manter e aumentar o nível de confiança dos subordinados.

6. Nunca violar a cadeia de comando - A delegação nunca deve violar a cadeia de comando apropriada. A violação não mantém a disciplina na organização. Se for necessário violar, o elo da cadeia perdido deve ser confiado com um resumo adequado dos motivos.


Princípios de delegação - com exemplos

1. O grau de autoridade deve ser igual ao grau de responsabilidade:

É importante que um funcionário tenha a autoridade necessária para executar o trabalho designado. Para uma delegação efetiva, a autoridade concedida deve estar alinhada com a responsabilidade atribuída. Se a autoridade concedida for mais do que a responsabilidade, pode levar ao uso indevido da autoridade e se a responsabilidade for mais do que a autoridade, poderá levar ao desempenho insuficiente.

Exemplos -

Eu. Sharma, gerente de vendas, tem autoridade para vender produtos da empresa em toda a Índia, mas ele não é responsável pela coleta de fundos. Nesse caso, ele pode vender produtos sem verificar a credibilidade ou a posição de mercado dos compradores. A empresa pode registrar vendas mais altas, mas pode perder dinheiro com fundos não recuperados. Este é um caso de uso indevido da autoridade, pois a autoridade é maior que a responsabilidade.

ii. O gerente de produção recebeu a responsabilidade de aumentar a produção de 500 unidades por dia para 800 unidades. Ele exige que a matéria-prima aumente a produção, mas não tem autoridade para fazer pedidos e depende do gerente de compras para o fornecimento de matérias-primas. Isso pode levar a atrasos e insatisfação das metas ou responsabilidades dadas. Este é um caso de gerenciamento ineficaz, pois a responsabilidade é maior que a autoridade.

2. Delegação não significa abdicação:

A delegação de autoridade e responsabilidade por um superior não exime o superior de sua prestação de contas relacionada aos trabalhos que lhe foram atribuídos. Ele pode pedir que seus subordinados realizem trabalhos menos importantes e pode se concentrar em atividades de alta prioridade. Mas ele / ela permanece responsável, não apenas por seu desempenho, mas também por seus subordinados.

Exemplo - O gerente de produção pode emitir instruções e dar responsabilidade aos gerentes de linha para atingir metas mensais de produção, mas se as metas mensais não forem atingidas, os gerentes de linha poderão explicar ao gerente de produção, mas é o gerente de produção responsável perante a alta gerência . Ele não pode responsabilizar os gerentes de linha ou a força de trabalho pelo desempenho insuficiente.

3. A autoridade delegada pode ser delegada novamente:

Como a responsabilidade final e a responsabilidade são dos superiores, é direito dos superiores analisar o desempenho de seus subordinados e, se considerar que há mau uso da autoridade e a responsabilidade não for executada conforme o esperado, a autoridade delegada poderá ser retirada e pode ser delegado novamente em outro subordinado.

Exemplo - Mohit, o gerente de vendas tem autoridade para lidar com três estados com uma meta anual de trinta mil unidades a serem vendidas. Na reunião de revisão, analisou-se que ele não é capaz de lidar com todos os três estados, o diretor de vendas decidiu dar apenas um estado a Mohit e nomear novos gerentes de vendas para os outros dois estados. Nesse caso, a autoridade foi retirada e delegada novamente a outros gerentes.


Princípios de Delegação - 7 Princípios de Delegação Bem Reconhecidos

Os seguintes princípios bem reconhecidos regem a delegação efetiva de autoridade.

1. Atribuição de tarefas em termos de resultados esperados:

A frase “Delegação pelos resultados esperados” implica que antes de atribuir qualquer dever a alguém, todos os motivos e objetivos organizacionais devem ser esclarecidos. Os planos devem ser feitos, comunicados e compreendidos pelos subordinados. Os deveres estão sempre relacionados aos objetivos. Portanto, antes de delegar autoridade, os deveres devem ser claramente explicados.

Em palavras simples, os deveres que foram atribuídos a um subordinado no processo de delegação devem ser especificados especificamente em termos dos resultados dos objetivos que se espera que sejam cumpridos através do processo de delegação.

2. A autoridade deve ser co-extensiva com responsabilidade:

Um equilíbrio entre autoridade e responsabilidade deve ser mantido. Se as atribuições às atribuições são atribuídas às delegadas, elas devem receber a autoridade requerida para desempenhar bem essas tarefas. A igualdade de autoridade e responsabilidade é o princípio básico de um bom relacionamento organizacional. A autoridade e a responsabilidade nas delegações devem andar de mãos dadas. Quando o subordinado recebe determinadas tarefas, é obrigatório que ele as cumpra adequadamente.

Caso contrário, ele pode ser responsabilizado por negligência ou improbidade. Mas, a menos que lhe seja dada a devida autoridade, não lhe será possível cumprir efetivamente seus deveres. Mas, na prática, é difícil sugerir qualquer igualdade matemática para o partido de autoridade e responsabilidade. A natureza e o conceito de tarefas atribuídas podem sugerir, em grande medida, o tipo e a extensão da autoridade necessária para executá-las.

3. A responsabilidade não pode ser delegada:

(Absolutidade de responsabilidade) A responsabilidade de um subordinado em relação a seu superior é absoluta e nenhum delegador pode escapar da responsabilidade transferindo-a para seu subordinado, embora ele possa ter delegado autoridade e atribuído tarefas ao subordinado. Mesmo após a delegação de autoridade e responsabilidade, a autoridade e responsabilidade gerais continuam a ser investidas no superior. O delegador continua prestando contas ao seu superior. Assim, fica claro que a responsabilidade não pode ser delegada.

4. Unidade de comando:

Este princípio afirma que um subordinado deve possuir sua lealdade a um superior apenas que lhe delegou autoridade e atribuiu deveres. O superior deve ter pleno domínio sobre seus subordinados. Todos os pedidos, instruções e instruções devem ser enviados a um subordinado de apenas um chefe e todas as suas demandas, solicitações, respostas, explicações e sugestões de problemas devem passar por esse chefe.

A unidade no comando aumenta o respeito ao superior, mantém sua posição e traz certeza. Quando o subordinado recebe o comando de vários chefes, há chances de confusão, esquivando-se dos deveres e escapando à responsabilidade.

5. Esclarecimento dos limites de autoridade:

É um conceito muito importante na área de delegação. Por esclarecimento dos limites de autoridade, queremos dizer que, ao delegar autoridades aos subordinados, eles devem compreender todos os limites de autoridade. Isso os ajudará a conhecer sua área de atuação e a extensão da liberdade de ação. Também será útil no desenvolvimento de sua capacidade pessoal e personalidade.

Vários conflitos organizacionais, confusões, sobreposições e transferências de dinheiro ocorrem na ausência de limites claros de autoridade e área de operação. Esses limites podem ser expressamente esclarecidos por declarações escritas, manuais e planos permanentes. Às vezes, elas estão implícitas e precisam ser entendidas a partir das convenções, práticas tradicionais, hábitos e elogios e culpas dos executivos.

6. A autoridade deve ser delegada apenas aos postos:

A autoridade deve ser delegada aos cargos nas organizações e não aos indivíduos. Embora teoricamente isso seja feito, mas na vida prática o que acontece é que as autoridades são investidas em indivíduos porque as utilizam. Por isso, é geralmente dito que tal e tal homem estava habilitado a fazê-lo.

7. A responsabilidade flui para cima:

A responsabilidade flui para cima enquanto a delegação de autoridade normalmente flui para baixo. A prestação de contas nunca pode fluir para baixo, porque um executivo é sempre responsável perante seu superior que lhe delegou a autoridade.

Ao determinar a extensão da delegação, os seguintes pontos devem ser lembrados:

Eu. Na medida do possível, a parte operacional da autoridade deve ser delegada.

ii. Ao delegar, as habilidades dos subordinados devem ser uma consideração importante.

iii. Trabalhos de natureza rotineira, que não exijam o exercício de muita habilidade ou inteligência por parte do executivo, devem ser delegados.

iv. Alguma parte da autoridade não pode e não deve ser delegada; isso inclui questões como tomar decisões políticas, planejar o controle etc.

v. O executivo não deve delegar toda a sua autoridade e responsabilidade

vi. A autoridade delegada deve ser suficiente para permitir que o subordinado faça seu trabalho bem. Não deveria ser menos e nem mais.

vii. Somente essas funções devem ser delegadas, as quais podem ser executadas independentemente pelos subordinados.

viii. A parte delegada da autoridade deve estar sob o controle efetivo do executivo delegador.


Princípios de Delegação - Princípio da Definição Funcional, Princípio Escalar, Princípio no Nível da Autoridade, Princípio da Unidade de Comando e Alguns Outros

Os seguintes princípios devem ser observados na delegação de autoridade aos subordinados:

1. Princípio da definição funcional:

De acordo com este princípio, todo trabalho deve conter uma descrição do trabalho. Na ausência de descrições de trabalho bem definidas, surge uma confusão sobre o desempenho do trabalho. A autoridade delegada torna-se efetiva quando os trabalhos apresentam descrições adequadas. O conteúdo de cada posição, os deveres envolvidos, a autoridade-responsabilidade contemplada e as relações com outras posições devem ser claramente definidos por escrito e divulgados a todos os envolvidos.

2. Princípio escalar:

Em todas as organizações, a autoridade suprema investe no topo. Existe uma linha clara de fluxo de autoridade da autoridade suprema para todos os níveis inferiores. Todo subordinado deve saber quem delegar a autoridade a ele e a quem assuntos além de sua própria autoridade devem ser encaminhados.

3. Princípio no nível da autoridade:

Esse princípio afirma que, em algum nível organizacional, existe autoridade para tomar qualquer decisão dentro da competência de uma empresa, e que apenas decisões que não podem ser tomadas em um determinado nível devem ser encaminhadas para cima. Em outras palavras, cada gerente em cada nível deve tomar todas as decisões dentro do escopo de sua autoridade, e apenas assuntos que as limitações de autoridade o afastem da decisão devem ser encaminhados ao seu superior. Isso é chamado de princípio de gerenciamento por exceção.

4. Princípio da Unidade de Comando (Princípio da Responsabilidade Única):

Isso significa que cada subordinado deve se reportar a apenas um superior ou todo subordinado deve prestar contas a apenas um superior. A autoridade deve fluir de um único superior a um subordinado, porque servir a dois senhores raramente funciona bem por muito tempo. Se a delegação de autoridade for realizada por mais de uma pessoa, é provável que isso resulte em instruções conflitantes, atritos, confusão etc.

5. Princípio da delegação por resultados esperados:

A autoridade deve ser delegada na medida e da maneira necessárias para mostrar os resultados. Pressupõe que as metas foram estabelecidas e os planos foram feitos, que estes são comunicados e compreendidos, e que os trabalhos foram criados para se ajustarem a eles.

6. Princípio da Absolutidade de Responsabilidades:

A responsabilidade do superior pelos atos de seus subordinados é absoluta. Da mesma forma, a responsabilidade de um subordinado ao seu superior também é absoluta, uma vez que ele aceita uma designação e a autoridade para realizá-la.

7. Princípio da paridade de autoridade e responsabilidade:

Fayol disse que a autoridade deve ser proporcional à responsabilidade. Um homem não deve ser responsabilizado por algo sobre o qual não tinha autoridade formal e, para controlar o exercício da autoridade formal, um homem deve ser responsável por suas ações. Mas Fayol é pelo menos culpado de exagerar. Se a idéia for aplicada com muita rigidez, ela terá várias consequências indesejáveis.

Primeiro, se um homem deve ser responsabilizado apenas pelas coisas sobre as quais tem controle direto, é incentivado a procurar em outros lugares desculpas pelo fracasso e a proteger seu próprio interesse contra o interesse da organização. Isso tenderá a restringir sua visão e ele se esforçará para não procurar oportunidades que possam beneficiar a empresa, mas que estejam fora de sua própria esfera de atividades.

A visão também tende a anotar a influência da autoridade pessoal. O próprio Fayol percebeu qual é talvez a maior dificuldade, a das medições. Fayol viu a equação de autoridade e responsabilidade como uma solução para um problema prático, a tendência natural das pessoas a buscar autoridade e evitar a responsabilidade.


Princípios de delegação - planejamento adequado, definições funcionais, paridade de autoridade e responsabilidade , comunicação eficaz, incentivos e alguns outros

Princípio # 1. Planejamento adequado:

Antes de delegar, um executivo deve definir clara e precisamente os objetivos a serem alcançados pela delegação de autoridade e responsabilidade. Os trabalhos devem ser projetados claramente para alcançar esses objetivos. Os subordinados devem entender claramente quais atividades devem realizar e quais resultados devem mostrar. Isso permitirá que eles saibam por quais padrões seu desempenho será julgado.

Princípio # 2. Definições funcionais:

De acordo com Koontz e O'Donnell, quanto mais um cargo ou departamento tem definições claras de resultados esperados, atividades a serem realizadas, autoridade da organização delegada e relacionamento de autoridade e informação com outras posições entendidas, mais adequadamente os indivíduos responsáveis ​​podem contribuir para alcançar os objetivos da empresa.

Fazer o contrário é arriscar confusão quanto ao que é esperado de quem. Este princípio, embora simples em conceito, é frequentemente difícil de aplicar. Definir um trabalho e delegar autoridade para fazê-lo requer, na maioria dos casos, paciência, inteligência e clareza de objetivos e planos. É obviamente difícil definir um trabalho se o próprio superior não souber quais resultados são desejados.

Princípio # 3. Paridade de autoridade e responsabilidade:

Autoridade e responsabilidade devem ter uma relação lógica entre si. Deve ser concedida tanta autoridade que é suficiente para cumprir a responsabilidade. Essa paridade não é matemática, mas sim coextensiva, porque ambas se relacionam com a mesma tarefa.

A autoridade nunca pode ser delegada igual à responsabilidade, pois ambas são coisas diferentes. Responsabilidade é o trabalho atribuído a uma posição e está relacionado a objetivos, enquanto autoridade está relacionada aos direitos concedidos para executar o trabalho atribuído.

Não existe um denominador comum para medir a igualdade entre eles. No entanto, a autoridade deve ser delegada proporcional à responsabilidade. Por exemplo, se um gerente tentar responsabilizar os subordinados por tarefas pelas quais eles não têm a autoridade necessária, isso será injusto. Também não é adequado se os subordinados tiverem autoridade suficiente, mas não forem responsabilizados por seu uso adequado.

Princípio # 4. Esclarecimento dos limites de autoridade:

Os limites de autoridade devem ser esclarecidos aos subordinados, para que eles não possam assumir mais autoridade do que o desejado. Limites claros de autoridade permitirão que os subordinados exerçam iniciativa, desenvolvam-se através da liberdade de ação e conheçam sua área de atuação. Isso também evitará o uso indevido de autoridade.

Princípio # 5. Comunicação eficaz:

Deve haver um fluxo livre de informações e idéias entre um superior e seus subordinados. O sistema de comunicação bidirecional é essencial para que o superior possa dar instruções claras e precisas e o subordinado possa buscar os esclarecimentos e orientações necessários. Informações precisas e oportunas devem ser disponibilizadas aos executivos para permitir a remoção de obstáculos no desempenho efetivo das responsabilidades dos subordinados.

Princípio # 6. Seleção de pessoas certas:

A seleção de pessoas deve ser feita à luz dos trabalhos a serem realizados. As nomeações não devem ser feitas arbitrariamente, pois levarão a pombos quadrados em buracos redondos e vice-versa. Somente uma seleção adequada não é suficiente para uma melhor delegação. As pessoas selecionadas também devem receber o treinamento necessário para aceitar atribuições e autoridade. O superior deve: (a) treinar o subordinado; (b) revisar seu desempenho com base em padrões predeterminados; e (c) aconselhá-lo para melhorias.

Princípio # 7. Incentivos:

A motivação dos subordinados por meio de incentivos de vários tipos para seu excelente desempenho é essencial para uma melhor delegação. Um incentivo importante para alguns subordinados é o reconhecimento e elogios, enquanto para outros incentivos monetários podem ser mais importantes.

Princípio # 8. Absolutidade da responsabilidade:

Como a prestação de contas, sendo uma obrigação devida, não pode ser delegada, nenhum superior pode escapar da prestação de contas pelas atividades de seus subordinados, pois é o superior quem delegou autoridade e atribuiu atribuições. O superior não pode passar sua obrigação de prestar contas ao seu chefe aos subordinados, juntamente com sua autoridade. Da mesma forma, a responsabilidade dos subordinados a seus superiores pelo desempenho das tarefas atribuídas é absoluta.

Princípio # 9. Unidade de Comando:

Este princípio afirma que a responsabilidade é unitária. Cada pessoa deve prestar contas apenas a um superior pela autoridade delegada, pois não pode servir bem a dois senhores. Se uma pessoa se reporta a dois superiores pelo mesmo dever, haverá confusão e atrito. Ele se encontrará frequentemente recebendo instruções conflitantes. Nesse caso, sua única esperança é conseguir seus dois chefes ou correr o risco de desagradar um ou ambos. Portanto, tanto quanto possível, a subordinação dupla deve ser evitada.


Princípios de delegação :

1. Delegação para ir pelos resultados esperados:

A natureza do dever tem classificação igual à extensão da delegação de autoridade. Note-se que os objetivos da organização devem ser alcançados a tempo. O superior deve saber claramente o que ele espera do subordinado antes da delegação de autoridade.

2. Não Delegação de Responsabilidade:

Um superior pode delegar autoridade, mas não responsabilidade. Atribuir tarefas não significa delegação de responsabilidades. O superior deve entrar em contato com os subordinados para saber se os deveres são cumpridos e se a autoridade é exercida adequadamente. A responsabilidade final pelo desempenho das tarefas permanece com o superior.

3. A autoridade e a responsabilidade devem ser compatíveis entre si:

Um subordinado pode desempenhar suas funções de maneira eficaz e eficiente se houver uma delegação de autoridade adequada; caso contrário, um subordinado não poderá realizar as tarefas atribuídas.

A autoridade sem responsabilidade fará do subordinado uma pessoa descuidada. Da mesma forma, a responsabilidade sem autoridade tornará o subordinado uma pessoa ineficiente. Portanto, deve haver um equilíbrio adequado entre autoridade e responsabilidade.

4. Unidade de comando:

O princípio da unidade de comando insiste em que um subordinado deve receber instruções de apenas um superior. Em outras palavras, um subordinado deve receber atribuições e responsabilidades de apenas um superior e ele deve prestar contas apenas ao superior em questão.

Se um subordinado recebe ordens, instruções e instruções de mais de um superior, isso cria incerteza e confusão na organização. Em tal situação, o subordinado achará muito difícil determinar cujas instruções, ordens ou instruções ele deve executar primeiro.

5. Definição de limitações de autoridade:

Uma pessoa sabe bem que apenas uma autoridade pode delegar a autoridade adequadamente. Deve haver manuais escritos que ajudem uma pessoa a entender a autoridade na direção certa. Isso evitará confusão em relação à delegação de autoridade e permitirá o funcionamento efetivo da pessoa em questão.


Princípios que governam a delegação

1. Princípios de delegação por resultados esperados:

Esse princípio implica que os subordinados devem saber quais atividades eles devem realizar e quais resultados eles devem mostrar. A menos que as tarefas sejam claramente definidas e entendidas adequadamente, a autoridade delegada não pode garantir o desempenho do trabalho.

2. Princípio da paridade de autoridade e responsabilidade:

A delegação da autoridade deve ser proporcional à responsabilidade. Em outras palavras, autoridade e responsabilidade devem ser iguais. Um subordinado não deve ser sobrecarregado com mais responsabilidade do que a extensão da autoridade concedida. Da mesma forma, a autoridade em excesso não deve ser concedida sem lançar uma responsabilidade correspondente.

3. Princípios da unidade de comando:

Um subordinado deve receber ordens de apenas um superior delegado. Se ele deseja receber multiplicidade de comandos, ele pode não conseguir cumprir com nenhum deles. A responsabilidade será evitada facilmente.

4. Princípios da autoridade:

Somente assuntos fora do escopo da autoridade delegada devem ser encaminhados aos superiores. As decisões dentro da autoridade não devem ser encaminhadas para cima. Da mesma forma, o superior deve evitar tomar decisões por seus subordinados.

5. Princípios de responsabilidade absoluta:

A responsabilidade dos subordinados ao superior pelo desempenho é absoluta, uma vez que tenham sido delegados o poder de realizar uma tarefa. Da mesma forma, o superior também não pode escapar da responsabilidade pelas atividades de seus subordinados apenas por causa da delegação de autoridade. Isso ocorre porque, embora a autoridade seja delegada, a responsabilidade não é delegada.


Princípios de delegação

Os seguintes princípios podem ser considerados essenciais para uma delegação de autoridade eficaz:

1. Garanta a unidade de comando:

Esse é um dos princípios comuns de organização defendidos por Henry Fayol, que enfatiza que os subordinados devem ter apenas um chefe a quem devem prestar contas, para evitar confusão e atrito. Obviamente, na prática, não é possível seguir esse princípio.

2. Estabelecer um clima de confiança:

O subordinado a quem a autoridade é delegada geralmente deve se sentir livre do medo e ter um sentimento de confiança de que a delegação não resultará em punição, mas é uma oportunidade para seu próprio autodesenvolvimento e crescimento.

3. Estabeleça uma forte crença na delegação:

Para que a delegação seja bem-sucedida, o homem que delega deve estar convencido da necessidade e dos benefícios da delegação. Ele também deve estar disposto a permitir que seus subordinados cometam erros, embora possa ser rigoroso se o mesmo erro for repetido.

4. Manter comunicação adequada:

Deve haver um fluxo livre e contínuo de informações entre o superior e o subordinado, com o objetivo de fornecer ao subordinado informações relevantes para ajudá-lo a tomar decisões e também para interpretar adequadamente a autoridade delegada a ele. Os planos podem mudar e as decisões devem ser tomadas à luz das condições alteradas.

5. Manter a pureza da autoridade e responsabilidade:

A autoridade deve ser delegada proporcional à responsabilidade. Isso pressupõe que, onde os subordinados são responsabilizados pelo desempenho de certas tarefas, é justo que elas sejam investidas da autoridade necessária para realizar tais tarefas. Embora tecnicamente seja impreciso enfatizar as questões de igualdade, como o executivo faz sem uma certa quantidade de autoridade, deve haver correlação adequada entre o dever e a autoridade delegada.

6. Técnicas de controle adequadas a serem desenvolvidas:

Em uma boa organização, técnicas adequadas de controle devem ser desenvolvidas e desvios maiores do padrão devem ser verificados. Não deve haver interferência no funcionamento diário dos subordinados.

7. Seleção e treinamento adequados do pessoal:

A seleção de pessoal para vários empregos deve ser justa e justa. Não deve ser arbitrário, mas deve basear-se em certos princípios. Somente as pessoas certas devem ser colocadas no emprego certo. A pessoa selecionada também deve receber treinamento adequado para permitir que ele lide com o cargo com eficiência e realize o trabalho designado adequadamente. A seleção e o treinamento adequados ajudam a desenvolver sua autoconfiança e moral.

8. Recompense a delegação eficaz:

A delegação eficaz e a assunção de autoridade bem-sucedida devem ser recompensadas. Isso proporcionará um clima ambiental adequado para uma delegação mais completa e uma assunção eficaz de autoridade.

9. Selecione Subordinado apropriado da delegação:

O subordinado deve ser selecionado à luz do trabalho a ser alcançado. A qualificação do indivíduo em questão pode influenciar a natureza da delegação de autoridade. Esse é o objetivo da função gerencial do pessoal, considerada com mais cuidado.

10. Deve haver um planejamento adequado:

Um executivo deve planejar o que deve ser alcançado, se a delegação de autoridade for feita. Ele deve definir claramente os objetivos a serem alcançados e as funções a serem desempenhadas pela delegação da autoridade. O trabalho deve ser planejado e dividido de maneira a alcançar os objetivos. Os subordinados devem entender claramente quais atividades eles devem realizar e o que o delegador espera dele.


Princípios de delegação

(1) Delegation Should Serve to Accomplish Desired Objectives :

The nature and extent of tasks and responsibility assigned to a subordinate and the authority delegated to him to use and control the resources for performance of those tasks and responsibility should be in accordance with the accomplishment of overall organizational objectives.

Before assigning tasks and responsibility and delegating matching authority to his subordinates, the manager should be clear about what he expects them to do. This means he should assign tasks and responsibility and delegate matching authority only after he has determined the objectives, policies, and procedures and identified the tasks and duties to be performed for the accomplishment of those objectives.

(2) Responsibility cannot be Delegated:

A manager can only delegate his authority in respect of use and control of resources, not his responsibility for the performance of the duty or responsibility assigned to him. After assigning tasks and responsibility and delegating matching authority to subordinates, he cannot turn a blind eye to how duties assigned by him are performed, and how the authority delegated by him has been exercised.

The ultimate responsibility for performance of the tasks and responsibility assigned to him by his own Superior continues to be his and his alone.

(3) Authority should be Proportionate to the Tasks and Responsibility Assigned :

Delegation of authority can be meaningful only when it enables the subordinate to efficiently perform the tasks and responsibility assigned to him. Just as an inadequately armed and equipped soldier cannot fight a battle successfully, similarly a subordinate with inadequate authority cannot succeed in completing the assigned task or responsibility.

Assignment of a task without delegation of matching authority will only frustrate and discourage a subordinate. Authority without matching responsibility will make him reckless and irresponsible. An ideal delegation is that where there is a perfect balance between assigned duties and responsibility and delegated authority.

(4) Unity of Command—A Subordinate should only Report to One Manager/Superior :

The principle of unity of command means that a subordinate should be only assigned duties and responsibility and delegated authority by one manager/superior and he should be accountable for the performance of assigned duties and exercise of delegated authority to that same manager/superior.

If there are many managers/superiors to command a subordinate, it will create uncertainty and confusion for him as he will not know which manager/superior's order should be carried out first and how to pacify the managers/superiors whose orders are still waiting to be carried out.

(5) Limits to Authority should be Well-Defined :

A manager cannot properly delegate authority unless he fully knows what his own authority-limit is. To avoid confusion in this respect, there should be written manuals and orders in the organization to indicate the limits of authority area of each manager.


Principles of Delegation

The principles are guides to successful delegation.

A manager, while delegating authority, should observe certain principles:

1. Functional Definitions – There should be clear functional definitions of results expected the activities to be performed, authority and relationships. Duties must be assigned to the subordinate in terms of the results expected for effective delegation.

2. Delegation of Result Expected – The authority delegated to a manager should be adequate to assure his ability to accomplish the results expected of him. This will enable them to know by what standards they will be judged.

3. Parity of Authority and Responsibility – There should be a logical relation between authority and responsibility. It means authority and responsibility co-exist. Authority without responsibility lacks an ultimate purpose, and likewise, responsibility without authority to carry out an assigned activity has a hollow ring.

4. Unity of Command – This principle states that accountability is unitary. Each person should be accountable only to one superior for delegated authority. Subordinate should receive command from only one superior, and dual subordination should be avoided.

5. Clarification of Limits of Authority – The limits of authority should be clearly defined for effective delegation; so that they should work within the prescribed limit. Clear limits of authority will allow subordinates to exercise initiative, and freedom to work in their area of operation.

6. Absoluteness of Responsibility – Responsibility cannot be delegated. No superior can avoid his responsibility merely by delegating his authority to his subordinates. Thus, the responsibility of a subordinate manager is absolute towards his superior.

7. Effective Communication – There should be two-way communication between the superior and subordinate. There should be downward as well as upward communication for effective delegation.


Basic Principles of Delegation

The following well-recognised principles govern delegation of authority:

(i) Authority should be Co-Extensive with Responsibility:

It is not quite correct to assert, as is often done, that authority should be equal to responsibility. Duties are related to objectives, while authority is concerned with rights and obligations and with attitudes. These being intrinsically different from each other cannot be equalised. Of course, authority should, so far as possible, be co-extensive with responsibility.

(ii) Responsibility cannot be delegated:

When authority is delegated to a subordinate by an executive the executive does not pass on the responsibility for it. He will still be accountable for it to his superiors.

(iii) Dual Subordination should be avoided:

There is all the truth in Biblical statement that a man cannot serve two masters well. It is, therefore, necessary to ensure that a member of an enterprise should have only one line supervisor and dual subordination should be avoided. The executives should take proper care to see that orders assigning tasks and delegating the necessary authority pass through the formal chain of command and the line supervisors are not by-passed.


 

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